Content on this page requires a newer version of Adobe Flash Player.

Get Adobe Flash player

 
QUY TRÌNH

QUY TRÌNH KHAI THÁC VÀ TRẢ LỜI KHIẾU NẠI BƯU GỬI
A. QUY TRÌNH KHAI THÁC NGHIỆP VỤ
Sơ Đồ Quy Trình Khai Thác

Giải thích sơ đồ.
1. Nhận bưu gửi
Công Ty cam kết lấy bưu gửi tại địa chỉ của khách hàng. (Khách hàng có thể đến các điểm giao dịch của Công Ty để gửi)
-  Khi nhận bưu gửi của khách hàng thì nhân viên giao dịch:
+  Kiểm tra bưu gửi của khách hàng (nếu thấy cần thiết), khối lượng thực tế, tình trạng gói bọc, niêm phong của từng bưu gửi.
+  Ghi địa chỉ người gửi, người nhận lên vận đơn (phiếu gửi) đi kèm với bưu gửi.
+  Thanh toán cước phí (khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán vào cuối tháng).
2. Khai thác, phân loại, phân tuyến bưu gửi
Quá trình này bao gồm 06 bước:
      Bước 1: Nhận bưu gửi của khách hàng.
      Bước 2: Cân trọng lượng và ghi vận đơn bưu gửi, đống dấu ngày gửi: vận đơn bao gồm 03 liên; 01 liên lưu tại khách hàng gửi, 01 liên lưu tại Công Ty, 01 liên đi kèm bưu gửi (liên này để người nhân ký tên và nhân viên giao nhận trả về cho Công Ty để xác nhận người nhận, trả lời kiếu nại và làm báo phát (nếu có)).
       Bước 3: Phân loại bưu gửi :
                     +  Bưu gửi nhanh.
                     +  Bưu gửi bảo đảm.
                     +  Bưu gửi thường.
                     +  Bưu gửi nội tỉnh – ngoại tỉnh.
                    +  Bưu gửi đi theo đường hàng không, đường bộ. . .
                    +  Bưu gửi quốc tế.
       Bước 4: Phân tuyến bưu gửi:
                     +  Bưu gửi đi các tuyến Miền Bắc.
                     +  Bưu gửi đi các tuyến Miền Trung.
                     +  Bưu gửi đi các tuyến Phía Nam.
                     +  Bưu gửi quốc tế.
       Nhiệm vụ của các trung tâm trung chuyển, trung tâm phát bưu gửi. . . còn được gọi là các văn phòng đại diện ở các tỉnh thành, tiếp tục phân gói bưu gửi này đi các địa chỉ của các bưu cục trong phạm vi của tỉnh và chuyển đến tay người nhận.
        Bước 5: Lập bảng kê cho các gói bưu gửi đi các trung tâm phát và các trung tâm trung chuyển. Bản kê bưu gửi gồm 02 list; 01 list lưu tại trung tâm trung chuyển, 01 list lưu tại trung tâm phát của các tỉnh.
        Bước 6: kiểm tra và sác định lại thông tin để chuẩn bị chung chuyển.

3. Vận chuyển bưu gửi:
      Bưu gửi sau khi khai thác, phân loại, phân tuyến. . . được vận chuyển đến các trung tâm phát, các trung tâm trung chuyển bằng đường hàng không hoặc đường bộ và một số phương tiện khác.
-   Đối vơí các bưu gửi được vận chuyển bằng đường hàng không là các bưu gửi cần thời gian vận chuyển nhanh chóng và an toàn nhất, bưu gửi được đống gói theo quy dịnh về kích cở và trọng lượng, cách gói bộc, chủng loại hàng hoá theo quy định của Hãng Hàng Không. Công Ty cổ phần  chuyển phát nội địa v quốc tế  Nội Bài giao và nhận tại sân bay.
-  Đối với các bưu gửi vân chuyển bằng đường bộ (vận chuyển chủ yếu bằng                                             ôtô hoặc tàu hoả) là các bưu gửi đến các tỉnh thành không có đường hàng  không hoặc vật gửi không chuyển được bằng đường hàng không, được đống gói cận thận.

4. Phát bưu gửi::
     Công Ty cổ phn chuyển phát nội địa v quốc tế Nội Bài cam kết với khách hàng phát bưu gửi tại địa chỉ nhận được ghi trên bưu gửi hoặc trên vận đơn (nếu địa chỉ người nhận có thay đổi theo thông báo của khách hàng thì bưu gửi sẽ phát theo địa chỉ thay đổi). Trong một số trường hợp đặc biệt; ví dụ như người nhận đang ở xa thì bưu gửi được phát theo yêu cầu của người nhận ghi trên bưu gửi hoặc nhận tại các văn phòng giao dịch, các bưu cục của Công Ty.
      Thủ tục phát bưu gửi như sau:
+  Người nhận ký và ghi đầy đủ họ tên, ngày giờ nhận lên phiếu đi kèm bưu gửi.
+  Đối với bưu gửi đến các cơ quan, công sở thì người nhận phải là người của cơ quan đó được quyền nhận bưu gửi.
+  Đối với bưu gửi gửi đến các cá nhân thì người nhận cần phài xuất trình chứng minh nhân dân hoặc các giấy tờ tuỳ thân khác theo Quy Định Của Pháp Luật.
+  Đối với một số trường hợp người nhận uỷ quyền cho người khác nhận hộ thì người nhận hộ cần phải có giấy uỷ quyền hoặc được sự thừa nhận của người nhận ghi trên bưu gửi: thông qua văn bản, điện thoại, internet. . . và người nhận hộ cần phải xuất trình chứnh minh nhân dân. Hoặc đối với những trường hợp người nhận được ghi trên bưu gửi nhận tại văn phòng giao dịch, các bưu cục của Công Ty theo yêu cầu của người nhận, người gửi, thì người nhận hoặc người nhận hộ cần phải xuất trình chứng minh nhân dân hoặc các giây tờ khác có liên quan theo Quy Định Của Pháp Luật Và Bộ Thông Tin Truyền Thông.

B. CÁC BIỆN PHÁP BẢO ĐẢN AN TOÀN VA AN NINH THÔNG TIN
-   Thực hiện các biện pháp bảo dưỡng các phương tiện vận chuyển theo định kỳ(01tháng\lần).
-   Đội ngũ nhân viên đã được đào tạo về các biện pháp bảo đảm an toàn, an ninh đối với các phương tiện vận chuyển và đối với các bưu gửi trong các khâu nhận, vận chuyển và phát bưu gửi.
-   Công Ty cổ phần  chuyển phát nội địa v quốc tế Nội Bài áp dụng các biện pháp an toàn, an ninh đối với cách đống gói, vận chuyển và phát bưu gửi theo Quy Định Của Pháp Luật Và Bộ Thông Tin Truyền Thông.
-   Công Ty có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan, trong việc kiểm tra, phát hiện và sử lý những vi phạm.
-   Xây dựng phương án phòng chống cháy nỗ tại các địa điểm giao dịch (trụ sở, chi nhánh, bưu cục. . .) và bảo vệ an toàn, an ninh mạng lưới vận chuyển của Công Ty.
-  Bảo vệ bí mật thông tin riêng tư của khách hàng.

C. QUY TRÌNH, THỜI GIAN TRẢ LỜI KIẾU NẠI
-   Thời gian nhận thông tin khiếu nại, căn cứ theo địa chỉ đến, dịch vụ khách hàng lựa chọn, toàn trình thời gian phát bưu gửi Công Ty cung cấp (toàn trình thời gian phát bưu gửi tương ứng với từng dịch vụ như trên, trừ trường hợp thiên tai thì Công Ty sẽ thông báo thời gian phát đến khách hàng). Sau khoàng thời gian đó Công Ty nhận thông tin khiếu nại. Thời gian khiếu nại có hiệu lực là 60 ngày kể từ khi gửi theo Quy Định Của Bộ Thông Tin Truyền Thông.
   Khi khiếu nại khách hàng cần cung cấp:
+   Số vận đơn của bưu gửi khiếu nại.
+   Ngày, tháng khách hàng gửi bưu gửi.
+   Tên địa chỉ chính xác của bưu gửi khiếu nại.

Thời gian trả lời khiếu nại từ 30 – 40 phút sau khi nhận được thông tin khiếu nại của khách hàng. Quy trình trên được xây dựng dựa trên cơ sở Của Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam, Quy Định Của Bộ Thông Tin Truyền Thông và quy trình làm việc của Công Ty cổ phần  chuyển phát nội địa v quốc tế Nội Bài.